Come gestire fatture, clienti, spese, tempo dedicato ai singoli progetti? Ho cercato uno strumento e ho provato invoice di zoho. Alcune considerazioni. Interessante per freelance e aziende.

Qualche giorno fa un mio cliente mi ha detto che ero fortunato: poter gestire il proprio tempo è una cosa bellissima. Se voglio che la mia settimana lavorativa duri da martedì a domenica nessuno me lo vieta. Sarà per questo che mi chiama anche di domenica? Chissà.

Lui, invece, che ha un agriturismo e che sta al pubblico, questa possibilità di gestirsi il tempo non ce l’ha. Già: la gestione del tempo. Sembra semplice. Manuali su manuali sull’argomento- utili, se poi si applicano. Alla fine rimane la pratica, e gli strumenti che utilizziamo. Agende, notes, ecc.

Non è semplice. Affatto. Una buona gestione degli impegni e delle risorse (sia per i freelance, sia per le aziende) è un nodo quasi sempre centrale. Così come lo è avere un quadro chiaro di dove vengono investiti i soldi, come va il cash-flow, eccetera. In breve: Tempo e Contabilità sono fondamentali.

Fornire indicazioni utili sulla gestione del tempo o su come si controlla la contabilità non è certo il mio mestiere: tuttavia è un problema che mi riguarda e in cui cerco di migliorare. Migliorare la gestione del tempo mi consente di concentrarmi maggiormente sugli obiettivi che mi stanno più a cuore. Semplificarmi la gestione della contabilità idem.

Software di fatturazione online per privati e aziende: Invoice Zoho

Quindi ho approfittato di un momento libero per trovare uno strumento- possibilmente gratuito- che mi aiutasse nel tener traccia di:

• spese (per chi, come, quando)
• fatture (a chi l’ho già mandata, e quando? Ha pagato?)

Mi bastava questo, fondamentalmente. Potevo continuare ad usare excel o simili, le sue formule, ecc, ma per curiosità ho provato a cercare qualcosa di più completo.

Sono approdato a invoice.zoho.com. Versione base gratuita. Ed è pure in italiano.

Con questo strumento (unicamente on line, quindi raggiungibili da qualsiasi posto dotato di connessione internet)  posso:

• Tener traccia della fatture.
• Creare invii automatici per fatture che sono ricorrenti e per reminder nel caso una fattura non sia stata pagata nei tempi concordati.
• Creare per ogni cliente una scheda riassuntiva dove vedo: fatture pagate, fatture non pagate, tempo dedicato, i prodotti (o servizi) più venduti, spese sostenute.
• Poter visualizzare una serie di report, creati in automatico, dove avere un’istantanea delle principali fonti di spesa e di reddito.
• Interessante la funzione timesheet, dove cliccando su un timer segna il tempo trascorso sui vari progetti. Non c’è più bisogno di segnarsi le ore: basta fare un click (e poi anche uno per fermarlo, altrimenti vi contabilizza 12.343 ore!)
• E molto altro ancora.

Insomma, molto più di quanto stessi cercando. Ed è pure gratuito (con alcune limitazioni del tutto accettabili). C’è anche una versione a pagamento nel caso abbiate tantissimi dati da gestire, o se molte persone della vostra azienda devono utilizzarlo.

E l’assistenza?

Ho avuto anche un piccolo problema, quindi mi sono rivolto all’assistenza via email. Passa qualche giorno, nessuna risposta. Comincio quindi a dubitare: “a quelli con l’account gratuito non se li filano”. Vabbè. Risolvo il problema da solo.

E invece, dopo una decina di giorni, mi arriva una mail, dove mi chiedono scusa e mi danno la loro disponibilità a risolvere la questione. L’italiano è improbabile, ma c’è scritto in evidenza che è stato usato un traduttore on line. Almeno sono onesti. E comunque c’è anche l’originale in inglese.

Questo strumento non mi renderà felice. Ma mi fa risparmiare tanto tempo: è già un buon inizio.

Emanuele Tamponi

Un sito web lento è una dannazione. Per gli utenti, per le aziende (proprietarie del sito), per i SEO e i web designer. Alcuni suggerimenti pratici per affrontare la questione.

Tempi biblici per aprire una pagina web hanno una sola conseguenza: tante seccature per tutti. E non c’è bisogno di scomodare statistiche o fini riflessioni psicologiche: è una esperienza comune.

Riassunto minimal. Pagina lenta: l’utente scappa, l’imprenditore non guadagna.

Un sito web progettato male può essere infatti molto lento. Se a questo ci aggiungete che una buona parte degli italiani non hanno una connessione eccezionale, il quadro è completo. Ecco perchè l’argomento Velocità del caricamento del sito è diventato all’ordine del giorno per chiunque si occupi di web marketing, web design e SEO Un sito bellissimo che non si apre mai non piace a nessuno (se non a chi lo fa, ma serve a poco). Senza considerare che anche google guarda molto a questo aspetto:

“Monitora le prestazioni del tuo sito e ottimizza i tempi di caricamento. L’obiettivo di Google è offrire agli utenti i risultati più pertinenti e un’eccellente esperienza. I siti veloci aumentano la soddisfazione degli utenti e migliorano la qualità generale del Web (in particolare per gli utenti con connessioni Internet lente) e ci auguriamo che, grazie al miglioramento dei siti da parte dei relativi webmaster, la velocità generale del Web migliori.”
[Fonte: Google]

Sa di minaccia velata del tipo: è pericoloso sporgersi. Non dice cosa succede ai siti lenti, ma lo lascia intuire. A confermare tutto questo questo c’è anche un recente articolo di Urs Hölzle (la cui opinione è ovviamente autorevole, essendo parte del team di google) su Thinkwithgoogle.com intitolato “The Google Gospel of Speed” dove si dice esplicitamente che:

Speed isn’t just a feature, it’s the feature.

Più chiaro di così. Da un po’ di tempo, inoltre, su google analytics e in parte su google web master tools, è possibile monitorare la prestazioni. Quindi: se interessa a Google, interessa anche ai SEO. E di conseguenza alle aziende che fanno posizionamento nei motori di ricerca.

(A dire il vero ci interessava anche prima, visto che il fine ultimo del posizionamento e del web marketing è l’esperienza dell’utente quando naviga sul nostro sito. Ma da quando i motori di ricerca lanciano segnali abbastanza schietti su questo argomento l’affare è diventato tosto).

Gli effetti collaterali di una pagina lenta

Alcuni esempi?

• L’utente avrà una brutta esperienza del vostro sito. Forse non attenderà nemmeno che la pagina si carichi: cercherà altro. Addio cliente…!
• Le aziende perdono quindi molte occasioni: i soldi investiti in campagne di web marketing non avranno i risultati sperati.
• Il posizionamento potrebbe risentirne. E’ un’opinione ampiamente condivisa dalla comunità SEO: gli spider potrebbero avere un tempo ridotto da dedicare ad ogni sito. E un sito lento, quindi, potrebbe non essere spiderizzato adeguatamente.

Come controllare la velocità di un sito?

A parte l’esperienza diretta- che comunque non è del tutto oggettiva e difficilmente monitorabile- esistono diversi strumenti on line, e tutti gratuiti.

• Google web master tools. Tra le funzioni sperimentali c’è “prestazioni del sito”. Lo controllo, ma mi lascia abbastanza perplesso, e non lo considero uno strumento di facile gestione. I dati non sono in real time e indicativi, ma non analitici. Basarsi solo su questo strumento non va bene.
• Sempre google (analytics) : con la nuova versione del contatore è possibile controllare la velocità di caricamento della varie pagine. E’ uno strumento da tener d’occhio- anche se siti con poco traffico non forniscono dati interessanti. Offre una media della velocità di caricamento delle varie pagine. Talvolta potreste avere valori molto alti, dovuti ai picchi di traffico che ne alterano la media, ma è comunque importante per valutare se ci sono pagine con criticità maggiori di altre.
• Gtmetrix. Uno dei miei preferiti. Non solo riporta i dati circa i tempi di caricamento (da Dallas, Londra, Mumbai, Vancouver e Sydney) con le specifiche dei vari elementi (utile per individuare quale elemento rallenta la pagina),  ma anche i suggerimenti molto puntuali su cosa migliorare a livello di server e di grafica. Iscrivendosi, gratuitamente, il sistema analizza il sito periodicamente, riportando tutto in grafici molto interessanti. Il che, va da sè, è importante per chi sta facendo dei test e vuole vederne lo sviluppo. Lo uso molto. Unico difetto: per il monitoraggio periodico automatico la chiamata viene da Vancouver il che significa, per un sito ospitato su un server italiano, che i tempi di caricamento risultano più alti rispetto ad una chiamata continentale.
• Pingdom Tools. Simile a gtmetrix, salvo qualche piccola differenza. Interessante la schermata che riporta anche i dati circa i server response code. Controllo anche lui, per incrociare i dati con quelli di gtmetrix.

Cosa fare? Alcune norme base.

I motivi per cui un sito è lento potrebbero essere molti. Un codice decisamente sporco o trascurato, elementi grafici troppo pesanti, un server scarso: la casistica potrebbe essere infinita. Per questo ho indicato alcuni  strumenti che aiutano molto per capire dove intervenire. Tuttavia ci sono alcune norme base da seguire:

• Usare un codice pulito, con css fatti come si deve, e creare pagine solo con il codice necessario.
• Ridurre le chiamate ad oggetti su server esterni di cui non avete il controllo o che rallentano il caricamento della pagina (plugin sociali si facebook, ad esempio) e utilizzare solo quelli necessari. Fare molto con poco è in genere una buona strategia: riducete l’uso di widget, e valorizzate bene quelli davvero necessari.
• Immagini ottimizzate: usate smushit. Alleggerisce molto le immagini senza che perdano di qualità. Immagini troppo pesanti sono una vera dannazione.
• Stare molto attenti ad offrire la cache del sito, sia agli utenti che ai motori di ricerca. Per questo è molto importante usare un server apache/linux che supporti l’uso del file .htaccess (e non entro nel dettaglio, perchè ogni hosting offre dei permessi e altri no, quindi diventerebbe complicato fare una caso generico)
• Non fare economia sul server. E’ vero che l’hosting si può sempre cambiare, ma pensarci per tempo è comunque una cosa utile. Hosting low cost possono avere prestazioni anche molto scarse.

Emanuele Tamponi

Cosa c’entra il Sun Tzu, un trattato militare cinese di molti secoli fa, con le operazioni SEO? Apparentemente nulla. O forse ha molti legami, dato che l’intero libro sottolinea l’importanza della strategia. E chiunque abbia fatto campagne di Web Marketing sa che la strategia è l’affare più importante.

La strategia è la via del paradosso.
[Sun Tzu]

Iniziare proprio dalla frase più problematica del testo è una mossa ardita, me ne rendo conto. Tuttavia non è il caso di girarci intorno: meglio affrontare di petto la chiave di volta dell’intero ragionamento.

L’elegante analisi del Sun Tzu  si snoda tra vari punti, tutti suggestivi, ma ad un certo punto si inciampa su una frase molto interessante (e utile da usare in alcune conversazione dove una citazione appropriata può cambiarne l’esito). La frase è questa:

Chi in cento battaglie riporta cento vittorie, non è il più abile in assoluto; al contrario, chi non dà nemmeno battaglia, e sottomette le truppe all’avversario, è il più abile in assoluto.
[Sun Tzu]

La frase è talmente autoevidente che non è il caso di farne l’esegesi: è chiaro che completa bene la prima, quella del paradosso. Vale la pena, invece, chiarire perchè, a mio avviso, questa prospettiva può essere utile in fase di impostazione di una campagna di posizionamento nei motori di ricerca (SEO).

Il concorrente irraggiungibile- forse

Immaginate di avere un grosso concorrente. Uno di quei concorrenti che impiega massicce risorse e che si attesta in prima posizione per espressioni chiave anche molto competitive. Uno di quei concorrenti- e ne avrete sicuramente uno, se non più d’uno- che usa le strategie di link building in maniera industriale. E che ha un contatore visite che quasi esplode, dal numero impressionante di visite che deve monitorare.

Difficile stargli dietro.

Anzichè compiere uno sforzo decisamente muscolare e mettere su un battaglione per fare link building- con relativi costi in termini di risorse e altrettante incertezze circa l’esito- è opportuno usare l’astuzia, e seguire ciò che dice Sun Tzu.

Evitate lo scontro.

Vincere senza combattere

No, non sto dicendo di cambiare mestiere. Non è un invito alla codardia, il mio. Dico di impostare una strategia diversa. Di battere l’avversario senza incontrarlo. Se non potete batterlo sul suo terreno (key molto competitive e molte più risorse), spostatevi su un terreno a voi più congeniale.

Come?

Evitate quelle serp troppo competitive. Lo so, sembra quasi di scappare. No. Non è così. Analizzate, studiate, scovate. Scovate la vostra long tail. Insidiatevi in serp che il vostro concorrente, tronfio di essere posizionato per key ultracompetitive, ignora.

Non è finita qui. Tramite un’analisi attenta, potete anche selezionare le espressioni chiave e le fonti che hanno un maggior tasso di conversione o che rispondono ad altri parametri per voi importanti.

Potete lavorare sulla qualità del traffico. E continuare a migliorare la comunicazione del sito per capitalizzare al massimo ogni singola visita. Ottimizzando le risorse è possibile avere più risultati – in termini di fatturato – di un sito con molto più traffico.

Affilare le armi- e costruire una strategia liquida

La chiave della vostra vittoria non sta là fuori, in serp congestionate. Sta nel vostro contatore visite e nelle vostre conoscenze di web analytics.  Nel saper interpretare i dati e modificare costantemente la strategia con lievi modifiche di aggiustamento. Mobili, agili, liquidi. Contro l’avversario elefantiaco.

Potreste avere alcune perplessità circa la bontà di questa strategia prima che la mettiate in pratica: non fateci caso. Perchè dopo, vedendo i risultati, ne sarete letteralmente entusiasti.

E’ solo una questione di prospettive. E per chiudere questo lungo post, lascio una frase di Marcel Proust:

La vera scoperta non consiste nella conquista di nuovi mondi, ma nell’imparare a guardare quello vecchio con occhi nuovi
[Marcel Proust]

Ps: una precisazione personale. L’intero post parla di battaglie, armi, combattimenti, ecc. Questo sfondo guerresco non è il mio prediletto, lo confesso. Ma dovevo rispettare, nei limiti del possibile, sia l’orizzonte entro il quale si muove il libro Sun Tzu, sia quel senso di competizione- benchè incruenta- che sottostà alle operazioni di posizionamento nei motori di ricerca.

Emanuele Tamponi